Egy több bérlős irodaépület vagy ipari park energiaelszámolása jóval összetettebb feladat, mint elsőre gondolnánk. Hogyan működik a bérlői továbbszámlázás rendszere, és miért okoznak sok helyen problémát az Excel-alapú elszámolások? Cikksorozatunk első részében bemutatjuk az alapokat és a működés logikáját. (A második részben arról írunk, milyen konkrét előnyöket jelent ez a bérbeadók számára.)
Villamos energia, földgáz, távhő, víz-csatorna, hűtés, fűtés – mind külön mérési és elszámolási logikával működik. A bérlők felé történő továbbszámlázásnak pedig egyszerre kell pontosnak, ellenőrizhetőnek és könnyen értelmezhetőnek lennie. A gyakorlatban azonban sok helyen még mindig Excel-táblák, manuális számítások és több ember által szerkesztett fájlok jelentik az elszámolás alapját. Ez nemcsak időigényes, hanem komoly hibalehetőségeket is rejt: egy rosszul módosított képlet, egy elmaradt frissítés vagy egy nem egységes verzió akár hónapokkal később derülhet ki.
Az Axing Zrt. bérlői továbbszámlázás szolgáltatása pontosan erre a problémára kínál megoldást.
A cél: gyors, ellenőrizhető és átlátható energiaelszámolás
A szolgáltatás lényege, hogy a bérbeadó vagy energia-továbbadó számára biztosítunk egy olyan rendszert és működési folyamatot, amelyben a bérlők felé történő energiaelszámolás:
- gyors,
- gördülékeny,
- ellenőrzött,
- pontos,
- visszakereshető,
- és a bérlők számára is könnyen értelmezhető.
Fontos kiemelni: az Axing nem a számlák kiállítását végzi. A rendszer az elszámoláshoz szükséges adatokat, számlamellékleteket és könyvelési betöltő fájlokat állítja elő, amelyek alapján a megbízó saját számlázó rendszerében generálhatja a számlákat.
Milyen energiafajták esetében működik a bérlői elszámolás?
A rendszer jelenleg az alábbi energianemek elszámolását kezeli:
- villamos energia
- földgáz
- távhő
- víz és csatorna
- fűtési hőmennyiség
- hűtési hőmennyiség
Egy komplex épület esetében ezek gyakran egymással kombinált rendszerekből érkeznek. Például a fűtést egyszerre biztosíthatja távhő és hőszivattyú, ami az elszámolást jelentősen bonyolíthatja. Az ilyen rendszerek modellezésében energetikai szakértők is részt vesznek.
Nem minden épület indul ugyanonnan
A gyakorlatban két tipikus helyzettel találkozunk.
Az egyik, amikor már létezik egy kialakult továbbszámlázási metódus. Ez sok esetben egy vagy több Excel-táblában működik. Ilyenkor az Axing szakemberei ezt a logikát átültetik az axing20 rendszerbe, ellenőrzik a számítási módszereket, és létrehozzák az automatizált működést.
A másik eset, amikor a bérlői elszámolás rendszere még nincs kialakítva. Ilyenkor a folyamat az alapoktól indul:
- átvizsgáljuk a mérők struktúráját,
- megnézzük, mely mérők tartoznak egyes bérlőkhöz,
- meghatározzuk az esetleges megosztási arányokat,
- és kialakítjuk a műszakilag helyes elszámolási modellt.
A szolgáltatás folyamata
A projekt egy indító meetinggel kezdődik, ahol áttekintjük a meglévő rendszert, az adatforrásokat és az elszámolási igényeket. Ezt követi az adatszolgáltatás és az adatok ellenőrzése: a mérők, fogyasztási adatok, szerződések és számítási logikák részletes áttekintése.
A rendszer beállítása során az axing20 platformban felépítjük az adott ingatlan struktúráját:
- főmérők,
- almérők,
- bérlők,
- és az egyes energianemek elszámolási logikája.
A szolgáltatás része egy könyvelési betöltő fájl is, amely lehetővé teszi, hogy a számlázó rendszerben tömegesen generálhatók legyenek a számlák. Egyes rendszerekhez – például a Számlázz.hu-hoz – már azonnal használható betöltők állnak rendelkezésre, más rendszerek esetében pedig egyedi formátum fejlesztése történik.
Havi működés: automatizált, mégis kontrollált
A rendszer havi működése több lépésből áll.
Az első a mérési adatok feldolgozása. Ez történhet manuális rögzítéssel, leolvasási táblák feldolgozásával, vagy – ahol rendelkezésre áll – automatikus adatkapcsolaton keresztül az épületfelügyeleti rendszerből.
Ezt követi az adatok ellenőrzése. A rendszer figyeli az esetleges fogyasztási anomáliákat, hiányzó adatokat vagy szokatlan eltéréseket, és jelzi azokat a kapcsolattartónak.
A bérlői költözések kezelése szintén a folyamat része: a be- és kiköltözések az átadás-átvételi jegyzőkönyvek alapján kerülnek rögzítésre.
Amikor minden adat rendelkezésre áll, a rendszer generálja a számlamellékleteket és a könyvelési betöltő táblákat. Ezek a megbízó számára online felületen érhetők el.
Emellett a rendszer automatikusan riportokat is készít, amelyek bemutatják az ingatlan teljes fogyasztását, az ebből továbbszámlázott részt, valamint azt a költséget, amely a tulajdonosnál vagy közös költségként marad.
Ebben a cikkben bemutattuk, hogyan működik a bérlői energia továbbszámlázás rendszere és hogyan épül fel egy modern elszámolási folyamat.
👉 A következő részben arról írunk, milyen konkrét előnyöket jelent ez a bérbeadók számára.
Tovább a cikkre:
Bérlői továbbszámlázás – milyen előnyt jelent ez a bérbeadóknak?